Pfarrsekretärinnen: „Wir sind die Visitenkarte der Gemeinde“

Termine koordinieren und Briefe beantworten – das gehörte vor einigen Jahren zu den klassischen Aufgaben in einem Pfarrbüro. Heute brauchen Pfarrsekretärinnen auch kaufmännische und seelsorgliche Fähigkeiten. Denn für viele Menschen sind sie die erste Anlaufstelle, wenn es um Sorgen und Nöte geht.

Zum ersten Mal seit Beginn der Corona-­Pandemie haben sich die Pfarrsekretärinnen aus dem Erzbistum Paderborn wieder in Präsenz getroffen. (Foto: Patrick Kleibold)
veröffentlicht am 14.10.2022
Lesezeit: ungefähr 4 Minuten

Termine koordinieren und Briefe beantworten – das gehörte vor einigen Jahren zu den klassischen Aufgaben in einem Pfarrbüro. Heute brauchen Pfarrsekretärinnen auch kaufmännische und seelsorgliche Fähigkeiten. Denn für viele Menschen sind sie die erste Anlaufstelle, wenn es um Sorgen und Nöte geht.

Paderborn. Die Arbeit im Pfarrsekretariat ist für Ruth Klemme mehr als nur ein Bürojob. „Langweilig ist es nie, denn ich habe täglich mit ganz unterschiedlichen Menschen zu tun. Es gibt Tage, da klingelt das Telefon ununterbrochen. Hinzu kommen etliche zu beantwortende Mails und eine Vielzahl an organisatorischen Tätigkeiten. Da heißt es flexibel sein und zuerst die dringenden Aufgaben zu meistern“, schildert Klemme, die im Pastoralverbund Lippe-­Detmold als Pfarrsekretärin arbeitet. Wenn sie von ihren Aufgaben spricht, spürt man sofort, dass sie ihrem Job mit großer Leidenschaft nachgeht. Ebenso ergeht es den anderen 29 Pfarrsekretärinnen aus dem Erzbistum Paderborn, die an diesem verregneten Mittwoch zu ihrer jährlichen Mitgliederversammlung im Bildungshaus Liborianum zusammengekommen sind. Miteinander tauschten sie sich über die Veränderungen und neuen Anforderungen ihres Berufsalltags aus.

„Ohne Leidenschaft geht es nicht“

„Ohne Leidenschaft geht es nicht“, fügt Christiane Berghahn aus Horn-­Bad Meinberg hinzu. „Im Pfarrbüro sind wir die ersten Ansprechpartnerinnen für die Menschen, egal, ob sie gläubig sind oder der Kirche nicht ganz so nahestehen. So wie wir die Menschen empfangen, so nehmen sie unsere Kirche wahr“, weiß Berghahn – die auch Vorsitzende des Berufsverbandes der Pfarrsekretärinnen im Erzbistum Paderborn ist – um ihre eigene Verantwortung. Eine ähnliche, wenn auch leicht veränderte Beschreibung hat Ruth Klemme für sich gefunden: „Wir sind die Visitenkarte der Gemeinde. Jeder Mensch braucht eine positive und wertschätzende Freundlichkeit. Diese versuchen wir zu leben und auszustrahlen, damit sich die Menschen in unseren Kirchengemeinden angenommen und wohlfühlen können.“

Pfarrsekretärinnen
Christiane Berghahn aus Horn-­Bad Meinberg (l.) und Ruth Klemme aus dem Pastoralverbund Lippe-­Detmold. (Foto: Patrick Kleibold)

Dabei stellt sich der Alltag einer Pfarrsekretärin sehr vielfältig dar und lässt sich nicht immer präzise vorausplanen. Von Gesprächen zur Taufe bis hin zur Verwaltung der Konten und der Kirchenbücher sowie Friedhofs- und Pfarrheimangelegenheiten erstreckt sich die Aufgabenpalette. „Hinzu kommen die vielen persönlichen Angelegenheiten, mit denen uns Gemeindemitglieder im Pfarrbüro besuchen und eine Vielzahl an Aufgaben – wie zum Beispiel redaktionelle Tätigkeiten im Internet – die erst in den vergangenen Jahren hinzugekommen sind“, sagt Barbara Kiefer aus Schloß Neuhaus. Während früher eher die klassische Büroarbeit wichtig gewesen sei, stünde heute viel mehr der Umgang mit den Menschen im Mittelpunkt. Häufig sind Pfarrsekretärinnen wie Berghahn, Klemme und Kiefer die ersten Ansprechpartnerin, wenn Menschen in eine schwere Lebenssituation kommen und mit einem Seelsorger sprechen möchten. „Dann sind insbesondere Empathie und Taktgefühl gefragt. Man muss sich einfach auf die Menschen einlassen“, sagt Klemme.

Tätigkeiten der Pfarrsekretärinnen haben sich grundlegend verändert

Wer an diesem Tag im Liborianum bei den bilateralen Gesprächen der Pfarrsekretärinnen Mäuschen spielt, der erkennt sehr schnell, dass sich noch viele weitere Tätigkeiten grundlegend verändert haben. „Zum einen ist der Verwaltungsaufwand größer geworden, zudem benötigen wir Pfarrsekretärinnen buchhalterische Kenntnisse und müssen uns in vielen Fällen auch weitere Kenntnisse aneignen, um beispielsweise Online-­Plattformen und Internetseiten mit Inhalten zu bespielen“, schildert Ruth Klemme.

Doch was muss man mitbringen, um als Pfarrsekretärin arbeiten zu können? „Auf jeden Fall eine große Portion Organisationstalent“, antwortet Berghahn blitzschnell. Aber auch flexibel, kreativ und geduldig sollte man sein. Da der Beruf der Pfarrsekretärin kein Lehrberuf ist, gibt es auch keine eigene Berufsausbildung. Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen stehen daher auf dem Programm, so auch an diesem Tag im Liborianum.

Kommunikation ist das A und O

Einer, der den Pfarrsekretärinnen mit Rat und Tat zur Seite steht, ist Markus Thiel. Er ist in der Versicherungswirtschaft tätig und gibt zugleich als Kommunikations­coach Kurse. „Kommunikation ist heutzutage das A und O. Wir alle befinden uns in einem komplexen Geflecht, bestehend aus unterschiedlichen Beziehungen, sei es im Beruf, im Verein oder im privaten Umfeld. Gerade im Berufsfeld der Pfarrsekretärinnen steigen in den vergangenen Jahren die kommunikativen Anforderungen stetig“, sagt Thiel. Während des Treffens der Pfarrsekretärinnen zeigte er ihnen unterschiedliche kommunikative Ansätze auf, die dabei helfen können, schnellere Pro­blemlösungen zu finden und den Dialog im eigenen Team zu verbessern.

Die Pfarrsekretärinnen nahmen die Tipps dankend an. „Unsere Kirche ist für die Menschen da und wir Mitarbeiter auch. Daher schätze ich diese kommunikativen Ratschläge und den jährlichen Wissensaustausch mit meinen Berufskolleginnen sehr“, sagt Klemme.

Patrick Kleibold

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